เวลาและเหตุผล ทริกของการจัดงานอีเว้นท์
จะสังเกตุได้ว่าอีเว้นท์ที่ดีคือการมีเหตุผลที่ชัดเจนและการเลือกช่วงเวลาที่เหมาะสมนั่นเอง…
เหตุผลของการจัดงาน : Reason
เริ่มจากเราต้องกำหนดเป้าหมายก่อน ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร ผลที่คาดว่าจะได้รับจากการจัดงานคืออะไร งานที่จัดเพื่อขอบคุณลูกค้าประจำ เป็นงานที่จัดเพื่อสร้างการรับรู้ให้กลับลูกค้ากลุ่มเป้าหมายใหม่ๆ หรือเป็นงานที่จัดเพื่อต้องการเพิ่มยอดขาย การจัดงานอีเว้นท์อย่างเป็นทางการจะมีการส่งสารอย่างชัดเจนว่าจะมีอะไรบางอย่างเกิดขึ้น หรือเกิดขึ้นแล้ว
จากนั้นก็มีวิธีที่จะสื่อสารข้อความนั้นอย่างมีประสิทธิภาพ ในการจัดงานหนึ่งๆ มีข้อจำกัดในเรื่องของจำนวนคนที่เข้าร่วมงาน แต่เมื่อถึงเวลางาน ถ้าคุณสามารถสร้างความสนใจให้กับผู้ร่วมงานได้ คุณจะได้รับความสนใจเต็มร้อยจากผู้ร่วมงาน
เขาจะเปิดรับข้อมูลที่คุณต้องการสื่อออกไป ได้สัมผัสประสบการณ์การโดยตรงในการใช้สินค้าและบริการ และ “ งานที่ประสบความสำเร็จคือผู้เข้าร่วมงานจะปฏิบัติตามเป้าหมายที่ผู้จัดงานวางแผนไว้ ”
เวลาในการจัดงาน : Time
หนึ่งเรื่องสำคัญ ทั้งช่วงเวลาในแต่ละวัน ไม่ว่าจะจัดเช้า บ่าย เย็น ครึ่งวัน เต็มวัน หรือจะจัดวันธรรมดา วันหยุดเสาร์ อาทิตย์ จัดกี่วัน ควรจะพิจารณาถึงคนร่วมงานว่าเป็นใคร จะมาร่วมงานในเวลางาน หรือมาตอนวันหยุด เวลาไหนที่เขาสะดวก จะจัดช่วงเดือนไหน มีงานไหนที่ชนกันบ้างกับเวลาที่เลือก
ก่อนจะเลือกวันจัดงานให้หาข้อมูลก่อนว่าในวันที่เลือกนั้น มีใครจัดงานบ้าง และมีผลต่องานที่จะจัดมากน้อยเพียงใด ถ้าจัดงานชนกับงานใหญ่ คนก็อาจไปงานอื่นหมด จัดงานช่วงเย็น แต่เย็นนี้ มีบอล มีมวย ถ่ายทอดสด งานก็อาจโล่งไม่มีคนมาร่วมงาน ถ้าจัดงานขาย ชนกับคู่แข่ง ก็ต้องรีบชิงจัดก่อน ได้โอกาสในการขายก่อน เป็นต้น ทุกอย่างจะมีส่งผลต่อการจัดงานของเราหมด
- วันจันทร์ : ไม่ใช่วันที่เหมาะจะจัดงานใดๆ เพราะเพิ่งผ่านวันหยุดมา ทุกคนต่างมีงานที่ต้องทำ เเละต้องเคลียร์
- วันอังคาร พุธ พฤหัส : เหมาะสำหรับการจัดงานเจรจาทางธุรกิจ คนมาร่วมงานคือการมาทำงาน ควรจัดในเวลางานจะเหมาะสมกว่า เช่น งานสัมมนา Contest
- วันศุกร์ เสาร์ อาทิตย์ : ไม่ใช่เวลาสำหรับคุยธุรกิจ ควรเป็นงานที่เข้ากับ ไลฟ์สไตล์ ของลูกค้า เป็นงานที่มุ่งผลไปถึงลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย เช่น งานท่องเที่ยว งาน Exhibition งาน Family Day งาน Outing งานปาร์ตี้ เป็นต้น
ถ้าเป็นงานที่เอื้อประโยชน์ต่อกัน สามารถจัดหลายงานในสถานที่และช่วงเวลาเดียวกันได้ เพื่อเรียกคนเข้างานมากขึ้น แต่ถ้าเป็นงานที่ควรเลี่ยงจะได้เลือกเวลาใหม่ทัน
